นโยบายการบริหารทรัพยากรบุคคล
นโยบายการบริหารทรัพยากรบุคคล
PHILOSOPHY OF BIRLA MANAGEMENT CENTRE
PHILOSOPHY BEHIND THE LOGO
The philosophy of the Birla Management centre is beautifully captured in its symbol. The logo has been designed to reflect the concept of group dynamics and group synergy six symbolic persons, one in dark blue and five in light blue,denote one group with various constituents of the group, All fusing their energies and knowledge to form a strong nucleus. The skills of the units merge together and radiate outwards more forcefully.
The arrows pointing inward denote pooling of resources and knowledge.The arrows projecting outwards reflect the dynamic expansion and growth the various units of the group in various industries, globally.
Furthermore, the arrows also symbolise the six specific steps aimed to our motto.
Excellence and perfection in all spheres of management by continous
THE SIX SPECIFIC STEPS TO ACHIEVE MANAGEMENT GOALS
- Participative management by consensus & consultation through (PMC)
I Management committees
II Shop floor committees
III Quality circles. - Knowledge integration programme (KIP).
- Skills development programme (SDP).
- Systems perfection (SP.)
- Delegation & Decentralisation (DD).
- Human resources development (HRD).
The soft and subdued colors have been specially chosen to reflect the low key profile adopted by the group.
Let us keep the wheel moving
นโยบายพื้นฐานด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล คือ การดำเนินความสัมพันธ์กับพนักงานในลักษณะที่ทำให้บริษัทมีกำลังพนักงานที่มีความสามารถและมีความพึงพอใจอย่างเพียงพอตลอดเวลา เพื่อดำเนินงานทุกด้านของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพและกลมเกลียว อันจะนำไปสู่ความพึงพอใจของลูกค้าในท้ายที่สุด
นโยบายการบริหารทรัพยากรบุคคลกำหนดขึ้นบนพื้นฐานของนโยบายที่ฝ่ายบริหารระดับสูงเป็นผู้วางไว้ นโยบายดังกล่าวเป็นเครื่องมือของฝ่ายบริหารในการเข้าใจผลสืบเนื่องของกิจกรรมต่าง ๆ และยังช่วยให้พนักงานทุกคนมีความเข้าใจร่วมกันอีกด้วย
วัตถุประสงค์ :
1. นโยบายเป็นแผนปฏิบัติการโดยรวมที่ใช้เป็นแนวทางในการดำเนินงาน
2. นโยบายเป็นกรอบการบริหารสำหรับการติดตามผลและการตัดสินใจ
3. เมื่อนโยบายเป็นถ้อยแถลงถึงสิ่งที่ฝ่ายบริหารประสงค์จะดำเนินการในการบริหารองค์กร ฝ่ายบริหารย่อมคาดหวังโดยชอบให้มีการปฏิบัติตามนโยบายอย่างเคร่งครัด
4. เพื่อเป็นวิธีการหรือแนวทางในการดำเนินกิจกรรมด้านการบริหารงานบุคคล อาทิ การสรรหาพนักงาน การว่าจ้าง การพ้นสภาพ สวัสดิการและผลประโยชน์เกื้อกูล การฝึกอบรม การพัฒนา การประเมินผล การลดตำแหน่ง การโยกย้าย ค่าจ้างและเงินเดือน การร้องทุกข์ วินัย การรักษาพยาบาล การเกษียณอายุ การเข้ารับการรักษาในโรงพยาบาล นันทนาการ แรงงานสัมพันธ์ และอื่น ๆ
5. ฝ่ายบริหารระดับปฏิบัติการและผู้บังคับบัญชาทุกระดับควรทราบถึงสิ่งที่ฝ่ายบริหารระดับสูงต้องการ และต้องมีการเขียนไว้อย่างชัดเจนเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด
6. เมื่อนโยบายและระเบียบปฏิบัติจำเป็นต้องได้รับการชี้แจงให้ชัดเจน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะเป็นผู้บริหารจัดการ นำไปปฏิบัติ ตีความนโยบาย และดำเนินการอย่างมีประสิทธิผล
7. นโยบายและระเบียบปฏิบัติมิได้กำหนดขึ้นโดยฝ่ายบริหารระดับสูงเท่านั้น หากแต่ยังกำหนดโดยกฎหมาย วัฒนธรรม และข้อตกลงเกี่ยวกับสภาพการจ้างที่ทำไว้กับสหภาพแรงงานอีกด้วย
หลักการของนโยบายการบริหารทรัพยากรบุคคล
1. การจ้างงาน
บริษัทจะใช้ความพยายามทุกวิถีทางในการว่าจ้างพนักงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมและมีความสามารถมากที่สุด และรักษาพนักงานเหล่านั้นไว้ให้นานที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ การคัดเลือกและการกลั่นกรองจะดำเนินการบนพื้นฐานของความรู้ความสามารถ โดยผู้สมัครที่ขาดคุณสมบัติและความสามารถจะถูกคัดออก
2. ค่าตอบแทน
บริษัทจะจ่ายค่าตอบแทนอย่างเป็นธรรมและเสมอภาค ตามหลักการของหน้าที่และความรับผิดชอบของพนักงาน ตลอดจนผลการปฏิบัติงานที่น่าพอใจ โดยรักษาอัตราค่าตอบแทนให้ทัดเทียมกับอุตสาหกรรมประเภทเดียวกันหรือใกล้เคียงกัน ทั้งนี้ เป็นไปตามกฎหมาย แนวปฏิบัติในท้องถิ่น และความมั่นคงทางการเงินของบริษัท
3. การเลื่อนตำแหน่ง / การโยกย้าย
บริษัทมีนโยบายเลื่อนตำแหน่งพนักงานจากภายในองค์กร โดยพนักงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมและสมควรได้รับ จะได้รับการเลื่อนขึ้นสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้นเมื่อมีตำแหน่งว่าง หรือได้รับการโยกย้ายไปยังงานที่สามารถใช้ความสามารถของตนได้อย่างเต็มที่ เพื่อความรับผิดชอบที่สูงขึ้นและค่าตอบแทนที่เหมาะสม
พนักงานของบริษัท ไม่ว่าจะโดยการบรรจุแต่งตั้งครั้งแรกหรือโดยการเลื่อนตำแหน่ง จะต้องผ่านระยะเวลาทดลองงาน 120 วัน
การเลื่อนตำแหน่ง หมายถึง : การเปลี่ยนแปลงตำแหน่งของพนักงานไปสู่ระดับที่สูงขึ้น ซึ่งเกี่ยวข้องกับหน้าที่ที่ยากขึ้นหรือความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้น พร้อมทั้งค่าตอบแทนที่สูงขึ้น สถานภาพที่สูงขึ้น หรือสิทธิประโยชน์ที่ดีขึ้น ดังนั้น การเลื่อนตำแหน่งทั้งหมดจะพิจารณาจากความรู้ความสามารถ ผลการปฏิบัติงานที่ดี และความจงรักภักดีต่อบริษัท โดยการเลื่อนตำแหน่งอาจกระทำภายในแผนกเดียวกันหรือข้ามแผนกก็ได้
การโยกย้าย หมายถึง : การเปลี่ยนแปลงตำแหน่งงานของพนักงานจากงานหนึ่งไปยังอีกงานหนึ่ง ซึ่งต้องใช้ระดับทักษะ หน้าที่ ความรับผิดชอบ และคุณวุฒิทางการศึกษาในระดับใกล้เคียงกัน โดยมีโครงสร้างค่าตอบแทนเท่าเดิมภายในบริษัท
การคัดเลือกจะดำเนินการบนพื้นฐานของคุณสมบัติที่เหมาะสมกับงาน ผ่านการสัมภาษณ์ การทดสอบ ประวัติการมาปฏิบัติงาน และผลการปฏิบัติงาน
4. สภาพการทำงาน
สภาพการทำงานที่ดีย่อมนำมาซึ่งผลดีแก่บริษัท ดังนั้น สถานที่ทำงานจะต้องมีสภาพแวดล้อมในการทำงานที่เหมาะสมและมีความปลอดภัยอย่างเพียงพอ ในขณะเดียวกัน พนักงานทุกคนต้องปฏิบัติงานด้วยความพยายามและความระมัดระวังอย่างเต็มที่ เพื่อป้องกันความเสียหาย ความสูญเสีย หรืออุบัติเหตุที่อาจเกิดขึ้นแก่ตนเอง เครื่องจักร และทรัพย์สินอื่น ๆ ของบริษัท
5. สวัสดิการ
บริษัทจะจัดสวัสดิการที่ดีแก่พนักงานเพื่อตอบสนองความต้องการของพนักงาน ตามแนวปฏิบัติของท้องถิ่นหรือชุมชน กฎหมาย และความมั่นคงทางการเงินของบริษัท โดยบริษัทจะใช้ความพยายามทุกวิถีทางในการตอบสนองความต้องการของพนักงานในด้านการรักษาพยาบาล นันทนาการ การเข้ารับการรักษาในโรงพยาบาล และด้านอื่น ๆ
6. แรงงานสัมพันธ์
เป็นความรับผิดชอบของฝ่ายบริหารและพนักงานระดับบริหารทุกระดับ ในการชี้ให้เห็นข้อบกพร่องและจุดอ่อนของพนักงาน เพื่อให้พนักงานมีโอกาสแก้ไขปรับปรุง ตลอดจนส่งเสริมมนุษยสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ใต้บังคับบัญชาและเพื่อนร่วมงาน ทุกคนต้องเข้าใจกฎระเบียบและข้อบังคับของบริษัท และปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดและจริงใจ ความสำเร็จของบริษัทตั้งอยู่บนความร่วมมือของแต่ละบุคคล ด้วยการยึดมั่นในหน้าที่และความรับผิดชอบของตนอย่างเคร่งครัด บริษัทยินดีรับฟังข้อเสนอแนะและความคิดริเริ่มที่สร้างสรรค์เสมอ เมื่อพนักงานถูกโยกย้าย เลิกจ้าง หรือลดตำแหน่ง พนักงานมีสิทธิที่จะทราบเหตุผลของการดำเนินการดังกล่าวของบริษัท
7. การฝึกอบรม
บริษัทเชื่อว่าพนักงานที่ได้รับการฝึกอบรมมาอย่างดี ทั้งด้านทักษะทางเทคนิคและด้านการบริหาร จะนำมาซึ่งความสำเร็จแก่บริษัท ดังนั้น พนักงานของบริษัททุกระดับจะได้รับการฝึกอบรมในหลักสูตรที่เหมาะสม เพื่อให้สามารถพัฒนาความสามารถ ความรู้ และทักษะของตน โดยบริษัทจะจัดให้มีการฝึกอบรมทั้งภายในและภายนอก รวมถึงการสัมมนา ตามที่ฝ่ายบริหารเห็นสมควร นอกจากนี้ ยังเป็นความรับผิดชอบของพนักงานระดับบริหารทุกระดับ ในการฝึกอบรมผู้ใต้บังคับบัญชาของตน เพื่อพัฒนาผลการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชา และต้องรับผิดชอบต่องานที่มอบหมายให้แก่ผู้ใต้บังคับบัญชาด้วย
คู่มือการบริหารทรัพยากรบุคคล (HRMM)
คู่มือการบริหารทรัพยากรบุคคล (HRMM) เป็นเอกสารคู่กันกับคู่มือพนักงาน โดยนำเสนอนโยบายตาม HRMM อย่างละเอียดสำหรับกลุ่มบุคคลที่มีหน้าที่รับผิดชอบโดยเฉพาะในการสื่อสารนโยบายเหล่านั้น ตลอดจนการดำเนินการหรือการนำนโยบายไปสู่การปฏิบัติ คู่มือพนักงานจัดทำขึ้นสำหรับพนักงานทุกคน ส่วน HRMM จัดทำขึ้นเพื่อเป็นแนวทางสำหรับผู้บริหารและผู้จัดการเป็นหลัก
กล่าวโดยสรุป HRMM ช่วยให้ผู้บริหารและผู้จัดการเข้าใจวัตถุประสงค์ของนโยบายเฉพาะเรื่อง ตีความสาระสำคัญของนโยบาย ให้คำนิยามของคำศัพท์ต่าง ๆ และสรุประเบียบปฏิบัติที่ได้รับอนุมัติแล้ว
HRMM จึงมีวัตถุประสงค์หลักสองประการ
1. เป็นการแสดงนโยบายอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อให้เกิดการนำไปปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอทั่วทั้งบริษัท
2. ช่วยให้ผู้จัดการทุกคนสามารถบริหารแรงงานสัมพันธ์ในหน่วยงานของตนได้ในระดับที่พึงประสงค์ที่สุดสำหรับการบังคับบัญชาระดับต้น
การอนุมัตินโยบาย
HRMM จะต้องได้รับอนุมัติจากประธานบริษัท โดยร่างของ HRMM จะถูกนำเสนอต่อผู้บริหารและผู้จัดการแผนกอื่น ๆ ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้น ๆ และเป็นผู้ปฏิบัติตาม HRMM ซึ่งบุคคลเหล่านี้จะต้องให้ความเห็นเกี่ยวกับผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น (หากมี) และเสนอข้อแนะนำในการปรับปรุงแก้ไข จากนั้นฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องตรวจสอบเนื้อหาให้สอดคล้องกับข้อตกลงเกี่ยวกับสภาพการจ้าง ข้อบังคับการทำงาน และคำพิพากษาของศาล แล้วนำเสนอต่อประธานบริษัทเพื่อพิจารณาทบทวนและดำเนินการตามความเหมาะสม
อำนาจอนุมัติขั้นสุดท้ายอาจอยู่ที่ฝ่ายบริหารระดับสูง กล่าวคือ ประธานบริษัท ทั้งนี้ ระดับการอนุมัติด้านแรงงานอาจแตกต่างกันไปตามเรื่องและขอบเขตของนโยบายนั้น ๆ
อย่างไรก็ตาม นโยบายหรือระเบียบปฏิบัติต่าง ๆ อาจประกาศใช้ได้ ตราบเท่าที่ไม่ขัดต่อนโยบายที่ได้รับอนุมัติแล้ว
การแจกจ่ายคู่มือ
ตามแนวปฏิบัติทั่วไป HRMM เป็นเอกสารควบคุมอย่างเป็นทางการ การแจกจ่ายจึงถูกจำกัด โดยประธานบริษัทเป็นผู้กำหนดรายชื่อผู้มีสิทธิใช้ และเมื่อบุคคลอื่นมีความจำเป็นต้องใช้ HRMM จะต้องได้รับอนุมัติจากประธานบริษัทก่อน
อย่างไรก็ตาม อาจจัดทำคู่มือแยกต่างหากหรือหนังสือเวียนสำหรับผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายได้หากจำเป็น
การปรับปรุง HRMM ให้เป็นปัจจุบัน
สภาพการณ์ที่เป็นที่มาของนโยบายแต่ละเรื่องใน HRMM นั้นแทบไม่เคยหยุดนิ่ง นโยบายจะเป็นประโยชน์ก็ต่อเมื่อได้รับการปรับเปลี่ยนให้สอดคล้องกับความต้องการใหม่ ๆ นโยบายที่มีการเปลี่ยนแปลงแล้วแต่มิได้บันทึกไว้ในคู่มือ และมิได้สื่อสารให้ผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายทราบ ย่อมนำไปสู่ความล้มเหลว ความรับผิดชอบในการรักษาคู่มือให้เป็นปัจจุบันควรมอบหมายให้แก่ผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่าย ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝ่ายผลิตเสนอให้เปลี่ยนแปลงการสรรหาโดยรับนักเคมีแทนวิศวกร เมื่อได้รับอนุมัติให้เปลี่ยนแปลงดังกล่าวแล้ว ผู้จัดการฝ่ายผลิตจะเป็นผู้ริเริ่มยื่นคำขอแก้ไขคู่มือ หรือผู้จัดการฝ่าย HR เสนอให้เปลี่ยนแปลงระเบียบปฏิบัติเรื่องหอพัก เมื่อได้รับอนุมัติแล้ว ผู้จัดการฝ่าย HR ก็จะเป็นผู้ริเริ่มยื่นคำขอแก้ไขคู่มือ อย่างไรก็ตาม ตามหลักการแล้ว การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวไม่ควรมีผลอย่างเป็นทางการจนกว่าจะได้ส่งให้ผู้เชี่ยวชาญหรือฝ่ายบริหารของบริษัทพิจารณาก่อน
ตัวคู่มือเองสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงได้ ยิ่งคู่มือมีความครอบคลุมมากเท่าใด ก็ยิ่งเป็นประโยชน์ต่อการปรับปรุงแก้ไขนโยบายมากขึ้นเท่านั้น และเนื่องจากการรักษา HRMM ให้ตอบสนองต่อความต้องการในปัจจุบันเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง จึงควรดำเนินการปรับปรุงแก้ไขอย่างต่อเนื่อง
นอกเหนือจากการดำเนินการเปลี่ยนแปลงแล้ว ยังมีความจำเป็นต้องตรวจสอบคู่มือทั้งฉบับเป็นระยะ หลักปฏิบัติที่ดีคือการทบทวนทุกบทเป็นประจำทุกปี นับจากวันที่ประกาศใช้หรือวันที่แก้ไขครั้งล่าสุด โดยผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นผู้รับผิดชอบดำเนินการในเรื่องนี้
บทบาทของการบริหารทรัพยากรบุคคล
1. บทนำ
การจัดการเชิงวิทยาศาสตร์สามารถทำให้งานด้านการผลิต การจัดซื้อ การตลาด และการบัญชี กลายเป็นงานประจำได้เกือบทั้งหมด กล่าวคือ สามารถกำหนดระเบียบปฏิบัติที่แน่นอน และดำเนินงานภายใต้สภาวะที่ควบคุมได้ ทำให้ง่ายต่อการประเมินผล แต่กรณีดังกล่าวมิได้เป็นเช่นนั้นสำหรับการบริหารทรัพยากรบุคคล เนื่องจากยังไม่มีสูตรสำเร็จใดที่สามารถแก้ไขปัญหาอันเกิดจากความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างกับลูกจ้างได้ เป็นความจริงที่ว่าในการบริหารทรัพยากรบุคคลนั้น ระเบียบปฏิบัติบางประการ เช่น กระบวนการจ้างงาน หรือการจัดเก็บประวัติและรายงานของพนักงาน อาจถือเป็นงานประจำได้ แต่ในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับพนักงานเป็นรายบุคคลหรือกับสหภาพแรงงานนั้น ไม่มีกฎเกณฑ์ตายตัวในการแก้ไขปัญหา แต่ละปัญหาอาจต้องพิจารณาด้วยแนวทางเฉพาะและตามสถานการณ์เฉพาะ ผู้บริหารธุรกิจพบว่า การแก้ไขปัญหาด้านมนุษยสัมพันธ์มักยากกว่าปัญหาทางเทคนิค และการบริหาร HR โดยแท้จริงแล้วคืองานแก้ไขปัญหาด้านมนุษยสัมพันธ์ ซึ่งเกี่ยวข้องกับอารมณ์ความรู้สึกของมนุษย์ทั้งมวลและประสบการณ์อันหลากหลาย หนึ่งในปัญหาที่ยุ่งยากที่สุดในการบริหารแรงงานสัมพันธ์ในปัจจุบัน คือ การสร้างความเข้าใจอันดีต่อกันและการปรับตัวให้เข้ากับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องในองค์กรธุรกิจสมัยใหม่ ฝ่ายบริหารทุกระดับ ตั้งแต่ประธานบริษัทจนถึงผู้บังคับบัญชาระดับต้น ต่างตระหนักโดยทั่วกันว่า ปัญหาส่วนใหญ่ที่เผชิญอยู่ล้วนเกี่ยวข้องกับการบริหารทรัพยากรบุคคล ซึ่งการแก้ไขปัญหาเหล่านี้ต้องอาศัยการพิจารณาอย่างรอบคอบและการดำเนินการอย่างระมัดระวัง อย่างไรก็ตาม ปัญหาด้านทรัพยากรบุคคลจะสามารถจัดการได้อย่างมีประสิทธิผลยิ่งขึ้นด้วยความช่วยเหลือจากผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านปัญหาที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรในการทำงาน หัวหน้างาน/ผู้จัดการสายงานควรถือว่าผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นพันธมิตร มิใช่ศัตรู ประสบการณ์ได้พิสูจน์แล้วว่า หน้าที่ในการบริหารบุคลากรทั้งชายและหญิงในการทำงาน สามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิผลและประหยัดยิ่งขึ้น ด้วยความช่วยเหลือจากเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล ซึ่งมีความเชี่ยวชาญทั้งในศาสตร์และศิลป์ของการบริหารงานบุคคล
2. ความรับผิดชอบ
ในทางปฏิบัติ การบริหารทรัพยากรบุคคลเป็นหน้าที่ทางการบริหาร กล่าวคือ ทุกคน (หัวหน้างานทุกคน/ผู้จัดการทุกคน) ต่างมีบทบาทเป็นผู้ปฏิบัติงานด้านบุคคลโดยทางอ้อม เนื่องจากต้องนำนโยบายและแผนงานด้านการบริหารงานบุคคลไปปฏิบัติให้เหมาะสมกับแผนกหรือส่วนงานของตน ในระดับสูงสุด (ประธานบริษัทและรองประธานบริษัท) จะเน้นการกำหนดนโยบายและการวางแผน ส่วนฝ่ายบริหารระดับกลาง (ผู้จัดการแผนก ผู้ช่วยผู้จัดการ หรือหัวหน้างานอาวุโส) จะเน้นการจัดทำแผนงานรองรับและการนำนโยบายและวัตถุประสงค์ไปสู่การปฏิบัติ และในระดับบังคับบัญชา (วิศวกรกะ หัวหน้างาน หรือโฟร์แมน) จะเน้นการปฏิบัติและมาตรการควบคุมทั้งหมด เพื่อให้แน่ใจว่านโยบายและแผนงานด้านการบริหาร HR ได้รับการจัดการหรือดำเนินการอย่างเหมาะสม อย่างไรก็ตาม ฝ่ายทรัพยากรบุคคลทำหน้าที่เป็นหน่วยงานสนับสนุน (ที่ให้คำปรึกษา ช่วยเหลือ และให้บริการ) แก่ทุกระดับ และผู้บริหารสูงสุดของฝ่าย HR ควรเป็นส่วนหนึ่งของคณะผู้บริหาร
3. การจัดการของฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคล (HRM)
เนื่องจาก HRM เป็นหน้าที่ทางการบริหารดังที่กล่าวมาแล้ว หน้าที่ทางการบริหารพื้นฐานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถสรุปได้โดยย่อดังนี้
การวางแผน
ใน HRM การวางแผน หมายถึง การกำหนดนโยบายและหน้าที่ด้านการบริหารงานบุคคล เพื่อบรรลุเป้าหมายของบริษัท
การจัดองค์กร
ใน HRM การจัดองค์กร หมายถึง การจัดวางและกำหนดความสัมพันธ์ของกิจกรรมที่จำเป็น การแบ่งงาน สายการบังคับบัญชา และระบบการสื่อสารที่จัดตั้งขึ้น เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงภายในเวลาที่กำหนด
การอำนวยการ
เกี่ยวข้องกับการกำกับดูแลความพยายามทั้งปวงให้มุ่งสู่วัตถุประสงค์ เป็นวิธีการนำแผนไปสู่การปฏิบัติผ่านการบังคับบัญชาที่มีประสิทธิผล ข้อบังคับการทำงาน และระเบียบปฏิบัติต่าง ๆ การสื่อสารอย่างมีประสิทธิผลระหว่างเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลก็เป็นอีกวิธีหนึ่งในการดำเนินภารกิจด้านการอำนวยการ หากเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลทราบหน้าที่และความรับผิดชอบของตนอย่างชัดเจน ย่อมสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นและบรรลุผลสำเร็จได้มากขึ้น
การควบคุม
เมื่อแผนงานได้รับการนำไปปฏิบัติแล้ว การเปลี่ยนแปลงหรือความเบี่ยงเบนอาจต้องได้รับการทบทวนและแก้ไขเมื่อจำเป็น ระบบการควบคุมจะแสดงให้เห็นว่าแผนงานด้านบุคคลได้รับการดำเนินการอย่างน่าพอใจตามที่วางแผนไว้หรือไม่
ความรับผิดชอบของฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคล
โดยทั่วไป ความรับผิดชอบหลักของ HRM ประกอบด้วย
1) การพัฒนาแผนงานและนโยบายด้านบุคคลภายหลังได้รับอนุมัติจากฝ่ายบริหารระดับสูง และการบริหารจัดการแผนงานและนโยบายดังกล่าว โดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลจะช่วยอธิบายและตีความนโยบายของฝ่ายบริหารให้พนักงานทราบ และนำความคิดเห็นของพนักงานที่มีต่อนโยบายและแผนงานเหล่านั้นเสนอต่อฝ่ายบริหาร เพื่อหลีกเลี่ยงช่องว่างในการสื่อสารระหว่างฝ่ายบริหารกับพนักงาน ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะดูแลให้แน่ใจว่านโยบายและแผนงานด้านบุคคลได้รับการนำไปปฏิบัติให้สอดคล้องกับความต้องการและความจำเป็นของสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป
2) การช่วยเหลือผู้บริหารสายงานในเรื่องที่เกี่ยวกับงานบุคคล โดยความช่วยเหลือดังกล่าวอาจดำเนินการผ่าน:
(b) การประเมินทักษะที่มีอยู่ในกลุ่มพนักงาน
(c) การให้คำปรึกษาและการแก้ไขปัญหาแก่พนักงาน
(d) สวัสดิการและบริการสำหรับพนักงาน
(e) สิ่งอำนวยความสะดวกด้านการรักษาพยาบาลและการเข้ารับการรักษาในโรงพยาบาล
(f) การส่งเสริมความปลอดภัยและการป้องกันการบาดเจ็บจากการทำงาน
(g) การฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน
(h) ระบบข้อเสนอแนะของพนักงาน
(i) การแก้ไขปัญหาด้านแรงงานสัมพันธ์
(j) การบริหารคุณภาพโดยรวม (TQM)
(k) การบำรุงรักษาทวีผลแบบทุกคนมีส่วนร่วม (TPM)
3) การช่วยเหลือผู้บริหารสายงานในการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน
หนึ่งในภารกิจสำคัญของฝ่าย HRM คือการช่วยเหลือผู้จัดการสายงาน/หัวหน้างานในการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานภายใต้การบังคับบัญชาของตน โดยเป็นผู้จัดทำแบบฟอร์มการประเมินและเทคนิคการให้คะแนน ตลอดจนฝึกอบรมทั้งผู้ประเมิน & ผู้รับการประเมิน
4) การประสานงานกิจกรรมด้านการบริหาร HR
(b) การเลื่อนตำแหน่ง การโยกย้าย การเลิกจ้างชั่วคราว วินัย การขาดงาน ฯลฯ
(c) การฝึกอบรม & พัฒนาหัวหน้างาน
(d) ผลประโยชน์เกื้อกูลและบริการต่าง ๆ
(e) การกำหนดอัตราเงินเดือนและค่าจ้าง
(f) การสร้างแรงจูงใจและการเสริมสร้างขวัญกำลังใจของพนักงาน
(g) สุขภาพ ความปลอดภัย และการป้องกันการบาดเจ็บจากการทำงาน
(h) การสื่อสาร
5) การประเมินค่างานและการจัดชั้นตำแหน่งงาน
ฝ่าย HR ทำการศึกษาและประเมินงานต่าง ๆ ภายในบริษัท ผ่านการวิเคราะห์งานและการประเมินค่างาน โดยเสนอแนะการจัดชั้นตำแหน่งงานและการจัดทำโครงสร้างค่าจ้างและเงินเดือนที่เหมาะสม ตลอดจนบริหารนโยบายของบริษัทที่เกี่ยวกับค่าจ้างและเงินเดือน
6) แรงงานสัมพันธ์
เป็นหนึ่งในหน้าที่สำคัญของฝ่าย HR ในด้านการเจรจาต่อรอง การตีความ และการบริหารข้อตกลงเกี่ยวกับสภาพการจ้างระหว่างฝ่ายบริหารกับสหภาพแรงงาน ฝ่าย HR ต้องใช้ไหวพริบและความละมุนละม่อมอย่างสูงสุดในการติดต่อสัมพันธ์กับสหภาพแรงงาน
ในองค์กรที่มีการจัดโครงสร้างอย่างดี เอกภาพในการบังคับบัญชาและการมอบหมายอำนาจหน้าที่ถือเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง พนักงานไม่อาจปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิผลภายใต้ผู้บังคับบัญชาโดยตรงมากกว่าหนึ่งคนในเวลาเดียวกัน ผู้ใต้บังคับบัญชาที่ได้รับคำสั่งที่ขัดแย้งกันจากผู้บังคับบัญชามากกว่าหนึ่งคนย่อมเกิดความสับสน ขาดความรับผิดชอบ และขาดประสิทธิภาพ ดังนั้นแผนภูมิองค์กรของบริษัทจึงต้องจัดทำขึ้นอย่างชัดเจนตามหลักการจัดองค์กรที่ดี
การมอบหมายอำนาจหน้าที่จะนำมาซึ่งความสำเร็จขององค์กร
การมอบหมายอำนาจหน้าที่
เปิดโอกาสให้ผู้บริหารได้ปฏิบัติงานเพิ่มเติมที่มีความสำคัญสูง เช่น การวางแผน การจัดองค์กร การจัดอัตรากำลัง การควบคุม การจูงใจ และการประสานงาน
การมอบหมายอำนาจหน้าที่
ช่วยแบ่งเบาภาระงานปลีกย่อยและงานประจำที่ผู้อื่นสามารถปฏิบัติแทนได้
การมอบหมายอำนาจหน้าที่
เปิดโอกาสให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้ใช้ความคิดริเริ่มและวิจารณญาณของตน
ดังนั้น อำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชาทุกคนจะต้องกำหนดไว้เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจน และสื่อสารให้ผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายรับทราบอย่างเหมาะสม พนักงานทุกคนในบริษัทต้องทราบว่าตนรายงานต่อผู้ใด และมีผู้ใดอยู่ภายใต้การกำกับดูแลของตน ซึ่งจะช่วยลดข้อขัดแย้งด้านขอบเขตอำนาจหน้าที่ให้เหลือน้อยที่สุด ทั้งนี้ ในการปฏิบัติภารกิจที่ได้รับมอบหมาย ความรับผิดชอบจำเป็นต้องมาพร้อมกับอำนาจหน้าที่ที่เหมาะสม เพราะความรับผิดชอบที่ปราศจากอำนาจหน้าที่ย่อมนำไปสู่ความสับสนวุ่นวาย อย่างไรก็ตาม พฤติกรรมในลักษณะที่ว่า “เจ้าหน้าที่แสวงหาอำนาจแต่หลีกเลี่ยงความรับผิดชอบ” ควรได้รับการขจัดให้หมดไป เพราะจะนำไปสู่การโยนความรับผิดชอบให้ผู้อื่นและจบลงด้วยความไร้ประสิทธิภาพ
เพื่อให้เกิดประสิทธิผล บริษัทจะใช้เครื่องมือดังต่อไปนี้ในการดำเนินการมอบหมายอำนาจหน้าที่ ซึ่งเป็นหนึ่งในปรัชญาที่สำคัญของบริษัท ให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
แผนภูมิองค์กร
ระเบียบ/คำสั่งที่เป็นลายลักษณ์อักษร
คำบรรยายลักษณะงานของตำแหน่งงานหลัก
คู่มืออำนาจดำเนินการ
คู่มือการบริหารทรัพยากรบุคคล (HRMM)
สำหรับคำถามข้างต้น คำตอบโดยสรุปคือ "ขึ้นอยู่กับแต่ละกรณี" โดยมีหลักเกณฑ์ดังนี้
- ความสามารถในการตัดสินใจของผู้ที่ได้รับมอบหมายอำนาจหน้าที่ รวมทั้งความเชื่อมั่นของผู้บังคับบัญชาที่มีต่อความสามารถดังกล่าว
- ขอบเขตผลกระทบของการตัดสินใจที่มีต่อบุคลากร งบประมาณ หรือวัสดุ ทั้งภายในและภายนอกหน่วยงานของตน ทั้งนี้ การตัดสินใจใดที่อาจส่งผลกระทบต่อหน่วยงานมากกว่าหนึ่งหน่วยงาน ให้อยู่ในอำนาจของผู้บังคับบัญชาระดับสูงกว่าหัวหน้าหน่วยงาน
- ข้อมูลที่เชื่อถือได้และเพียงพอต่อการตัดสินใจในกรณีพิเศษที่มิใช่งานประจำ อย่างไรก็ตาม โดยหลักการแล้ว ผู้บังคับบัญชาระดับสูงย่อมต้องรับผิดชอบต่อการกระทำของผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างสมบูรณ์